MAKALAH
“FUNGSI PERENCANAAN”
Di
Ajukan Untuk Memenuhi Tugas Semester
Mata
Kuliah Manajemen Pendidikan
DOSEN
PEMBIMBING
 |
| Add caption |
Dr.
Hj.NIRVA DIANA, M.Pd
OLEH
1. RIDUAN
SURURI
2. IRAWATI
SA’DIYYAH
3. ASTUTIANA
IAIN RADEN INTAN BANDAR LAMPUNG
PROGRAM
PASCA SARJANA (PPs)
KELOMPOK
YASRI BANDAR LAMPUNG
TAHUN
2012
KATA PENGANTAR
Assalamu’ alaikum Wr. Wb
Alhamdulilah puji dan syukur atas ke
hadirat Allah Swt yang telah memberikan karunianya kepada penulis sehingga
dapat menyelesaikan makalah ini tepat waktu dan makalah ini yang berjudul : Fungsi
Perencanaan.
Adapun
tujuan penulis membuat makalah ini yaitu untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Pendidikan yang dibimbing oleh dosen
Dr.
Hj. NIRVA DIANA, M.Pd. Semoga makalah ini yang disusun oleh penulis dapat
bermanfaat dan berguna bagi pembaca.
Demikian makalah ini dibuat kami
menyadari di dalam penyusunan dan pembuatan makalah ini masih banyak kekurangan
dan maka dari pada itu kritik dan saran sangat kami harapkan untuk mencapai
kesempurnaan makalah ini agar lebih baik lagi, dan atas kritik dan saran
kami ucapkan terima kasih.
Wassalamua’laikum Wr. Wb
Bandar
Lampung, September 2012
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL....................................................................................... i
KATA PENGANTAR .................................................................................... ii
DAFTAR ISI.................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang....................................................................................... 1
B.
Rumusan masalah.................................................................................... 2
C.
Tujuan.................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
A.
Pengertian Perencanaan.......................................................................... 3
B.
Proses Perencanaan................................................................................ 4
C.
Alasan Perlunya Perencanaan.................................................................. 5
D.
Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi
Lain............................................ 6
E.
Macam-Macam Perencanaan.................................................................. 7
F.
Hambatan dalam Penetapan dan Tujuan
dan Perencanaan........................ 8
G.
Mengatasi Hambatan.............................................................................. 10
BAB III PENUTUP
A.
Kesimpulan............................................................................................. 8
B.
Saran...................................................................................................... 8
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Setiap organisasi perlu melakukan
suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan
produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru,
maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses
dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara
mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran
yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.
Perencanaan diperlukan dan terjadi
dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar
manajemen di dalam mengambil suatu Keputusan dan tindakan. Perencanaan
diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun
kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi
manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling
penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan
eksternal yang berubah dinamis. Dalam era
globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional
dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari
proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah
dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan
menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai
jenis.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan
organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan
rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain
pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
B. Rumusan Masalah
Dari uraian latar belakang di atas
dapat ditarik beberapa rumusan masalah, yaitu:
- Apa pengertian perencanaan ?
- Apa saja macam-macam perencanaan ?
- Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan
bagaimana cara mengatasinya ?
C. Tujuan
Sesuai dengan masalah yang dihadapi
maka makalah ini bertujuan untuk :
1.
Mengetahui pengertian perencanaan
2.
Mengetahui macam-macam perencanaan
3.
Mengetahui apa saja hambatan yang
ada dalam perencanaan dan cara mengatasinya.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Perencanaan
Perencanaan secara garis besar
diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi
untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when),
di mana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi
perencanaan yaitu “proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan cakupan pencapaiannya”.[1].
Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal
adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota
suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk menciptakan
kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
“Suatu perencanaan adalah suatu
aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari
suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin di capai”.[2]
Berdasarkan definisi tersebut,
perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut:
1. Perencanaan
tersebut harus menyangkut masa yang akan datang
2. Terdapat
suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan
di masa yang akan datang dan akan di ambil oleh perencana
3. Masa yang
akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan
unsur yang amat penting dalam setiap perencanaan.[3]
B.
Proses
Perencanaan
Sebelum para manajer dapat
mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus
membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada
tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan
mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
“Perencanaan sebagai suatu proses
adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan, dalam
perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling berkaitan untuk
mencapai hasil tertentu yang diinginkan”[4]
Kebutuhan akan perencanaan ada pada
semua tingkatan manajemen dan semakin mengikat pada tingkatan manajemen yang
lebih tinggi, di mana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling
besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya
mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan pada
strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih
rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka
waktu yang lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam
tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi
dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan
berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang
daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu
mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan
jangka pendek. Karena itu penting bagi para manajer untuk mengerti peranan
perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani Handoko (1999)
kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :
1. Menetapkan
tujuan atau serangkaian tujuan
2. Merumuskan
keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan
segala kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan[5]
C. Alasan Perlunya Perencanaan
Salah satu maksud dibuat perencanaan
adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan
pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan
pengambilan Keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi
harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak
hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam
dunia usaha. Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :
1.
Untuk mencapai “protective
benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan Keputusan.
2.
Untuk mencapai “positive benefits”
dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah :
1. Membantu
manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
2. Memungkinkan
manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3. Membantu
penempatan tanggung jawab lebih tepat
4. Memberikan
cara pemberian perintah untuk beroperasi
5. Memudahkan
dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
6. Membuat
tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7. Meminimumkan
pekerjaan yang tidak pasti
8. Menghemat
waktu, usaha, dan dana.
Beberapa kelemahan perencanaan adalah :
1. Pekerjaan
yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
2. Perencanaan
cenderung menunda kegiatan
3. Perencanaan
mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
4. Kadang-kadang
hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat
masalah tersebut terjadi
5. Ada beberapa
rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten
D.
Hubungan
Perencanaan dengan Fungsi Lain
Perencanaan adalah fungsi yang
paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan
fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan
saling tergantung dan berinteraksi.
Pengorganisasian (organizing)
adalah perencanaan untuk menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan
sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
Pengarahan (directing) adalah
perencanaan untuk menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya
yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.
Pengawasan (controlling)
adalah perencanaan dan pengawasan yang saling berhubungan erat. Pengawasan
bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.
E. Macam-Macam Perencanaan
Macam-macam perencanaan dalam pengantar manajemen
dibagi menjadi 2 yaitu :
1.
Perencanaan
organisasi
Perencanaan
ini terdiri dari:
a.
Perencanaan strategis
Rencana strategis yaitu rencana yang
dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis
adalah rencana umum yang mendasari Keputusan alokasi sumber daya, prioritas,
dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
b.
Perencanaan taktis
Adalah rencana ditujukan untuk
mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu
dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen
tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis,
memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik
dan nyata
c.
Perencanaan operasional
Adalah rencana yang menitikberatkan
pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan
oleh manajer tingkat menegah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki
fokus jangka pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana
operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan
perencanaan dengan lebih mendekati pada bagian selanjutnya.
2. Perencanaan kontinjensi
Jenis perencanaan lain yang juga
penting adalah perencanaan kontinjensi (contingency planning) yaitu penentuan
serangkaian tindakan alternatif jika suatu rencana tindakan secara tidak
terduga terganggu atau dianggap tidak sesuai lagi.
F.
Hambatan dalam Penetapan
dan Tujuan dan Perencanaan
1. Tujuan yang
Tidak Tepat
Tujuan yang tidak tepat mempunyai
banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada pemegang saham mungkin tidak
jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan mungkin
juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart
menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih bayak pendapatan dibanding Wal-Mart
tahun depan, karyawan perusahaan mungkin. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan
itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kualitatif
dari keberhasilan.
2. Sistem
Penghargaan yang Tidak Tepat
Dalam beberapa lingkungan, sistem
penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan
perencanaan
3. Lingkungan
yang Dinamis dan Kompleks
Sifat dari suatu lingkungan
organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang
efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat
juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat
mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang
4. Keengganan
untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan lain terhadap perencanaan
yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang
merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa
percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu
tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai
atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak nyata. Manajer yang secara
sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini
lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan organisasi. Pfizer, suatu
perusahaan farmasi besar, mengalami masalah karena manajernya tidak menetapkan
tujuan untuk penelitian dan pengembangan. Sebagai akibatnya, organisasi
tersebut jauh tertinggal di belakang karena manajer tidak memiliki cara untuk
mengetahui seberapa efektif usaha penelitian dan pengembangan mereka
sebenarnya.
5. Penolakan
terhadap Perubahan
Hambatan lain dalam menetapkan
tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada
intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi. Avon Products hampir
membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa tahun yang lalu karena perusahaan bersikeras
melanjutkan kebijakan pembayaran deviden yang besar kepada para pemegang
sahamnya. Ketika laba mulai turun, manajer menolak memotong deviden dan mulai
melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut. Hutang perusahaan meningkat
dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktu delapan tahun. Pada akhirnya,
manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan memotong deviden.
6. Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang
membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang
lain.
G.
Mengatasi
Hambatan
1. Pemahaman
Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk
memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud
dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada
efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana. Dan penetapan tujuan dan
perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan
pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.
2. Komunikasi
dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat
tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang
lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan
seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana
strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang
bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana
harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang
hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena
mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat
penting orang biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya
mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau
menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkat dalam organisasi
seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.
3. Konsistensi/revisi/dan
pembaruan
Tujuan seharusnya konsisten baik
secara horizontal maupun secara vertikal .konsistensi horizontal berarti bahwa
tujuan seharusnya konsisten di seluruh organisasi / dari satu departemen
ke departemen lainnya. Konsistensi vertikal berarti bahwa
tujuan seharusnya konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi :
tujuan strategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan
tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan
juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat
perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.
4. Sistem
Penghargaan yang Efektif
Secara umum, orang seharusnya diberi
penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun
karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari
faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa
kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Perencanaan merupakan tahapan paling
penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan
eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus
lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis, bukan hanya pada
intuisi 8 dugaan.
Dalam perencanaan terdiri dari
macam-macam perencanaan, yaitu perencanaan organisasi dan perencanaan
kontijensi. Perencanaan organisasi terbagi menjadi 3 yaitu perencanaan
strategis, taktis dan operasional.
Suatu perencanaan juga terdapat
berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan
yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap
perubahan dan keterbatasan.
2. Saran
Sebaiknya dalam mengambil Keputusan dan
tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen
berupa perencanaan. Dalam sebuah perencanaan perlu memperhatikan sifat rencana
yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T.
Hani.. Manajemen. (Yogyakarta, BPFE, 1999).
Griffin. Pengantar
Manajemen. (Jakarta, Penerbit Erlangga, 2003).
Amirullah & Rindyah Hanafi, Pengantar
Manajemen, (Yogyakarta , Graha Ilmu,
2002).
M.A. Mukhyi, Pengantar Manajemen Umum, (Jakarta, Gundarma, 1995).
Sondang P. Siagian MPA, Fungsi-fungsi Manajemen, (Jakarta, Bumi
Aksara, 1996).
Sukanto Reksohadiprodjo, Dasar-dasar Manajemen, (Yogyakarta, BPFE,
1986).
Andi Makkulau, Analisis Kebijakan Publik dan
Perencanaan Pendidikan, (Makassar, UNM, 2004).
Atmodiwirio, Soebagio, Manajemen Pendidikan
Indonesia. (Jakarta: PT Ardadizya. 2001). Cet. II.
Fattah, Nanang, Landasan Manajemen Pendidikan,
(Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 2001). Cet. V.
Dr. H.B.
Siswanto, M.Si, Pengantar Manajemen, (Jakarta, Bumi Aksara, 2005)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
AMPUN KESUPEN KRITIK DAN SARANNYA...